仕事の時短は何から始める？作業時間の測り方と、任せる・外注する・自動化する判断
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どうもかなたです。仕事を早く終わらせたいのに、毎日やることに追われてしまう。そんなときは、便利なツールを探す前に「何に、どれくらい時間がかかっているか」を見えるようにするのが出発点です。
この記事では、経営する立場で感じたことをもとに、作業時間の測り方と、人に任せる・外注する・道具を使うという3つの方法を整理します。AIを使う場合も、確認と修正の時間まで含めて判断します。
最初に測るのは「完成までにかかる時間」
2021年の元記事でかなたが一番気になっていたのは、社員さんが自分でどれくらいの仕事をどれくらいの時間で終えられるかを把握できていないことでした。基準がないと、予定を立てても無理があるのか、達成できるのかが分かりません。
ただし、所要時間が長い原因を本人の能力だけで決めつけるのは早計です。資料が届かない、途中で指示が変わる、承認を待つなど、仕事の仕組みに原因がある場合もあります。
まずは繰り返している仕事を1つ選び、似た条件の作業を数回記録してみてください。次の表は記録例で、かなたの会社の実測値ではありません。
| 工程 | 記録例 | 改善の問い |
|---|---|---|
| 資料を探す | 8分 | 置き場所や名前をそろえられるか |
| 入力・作成 | 15分 | ひな形や既存データを使えるか |
| 確認・修正 | 7分 | 間違いやすい項目を先に決められるか |
| 合計 | 30分 | 完成品を渡すまで短くなったか |
待ち時間は別に記録します。自分が手を動かす時間と、依頼から納品までの時間を分けると、改善する場所が見えやすくなります。
お金をかける前に試す3つの改善
1．探す場所とファイル名をそろえる
書類を毎回探しているなら、フォルダーを増やすより保存のルールをそろえます。例えば「注文番号_書類名_日付」のように決め、チーム内で同じルールを使います。ルールを細かくしすぎると保存が面倒になるので、必要な項目に絞るのがコツです。
2．毎回書く内容をひな形にする
メールの案内、日報の項目、議事録の見出しなど、毎回同じ部分を用意します。変える箇所は、日付・相手・金額などが見落とされない形にしてください。前回の書類を丸ごとコピーするだけだと古い情報が残りやすくなります。
請求書を繰り返し作る場合の比較候補
毎回同じ形式の請求書を作るなら、まず今のひな形と保存ルールを整えましょう。それでも転記や送付が負担になる場合は、テンプレートから請求書を作り、PDF出力やメール送付ができるMisocaも比較候補です。この記事では、かなたによる使用体験として紹介していません。
無料体験と有料プランは分けて確認し、請求書の作成上限、必要な送付機能、継続費用が自分の件数に合うか比べてください。有料プランの初年度無料は条件付きのキャンペーンで、継続利用がずっと無料になるという意味ではありません。公式案内ではキャンペーンに決済方法の登録が必要で、自動更新となります。キャンセルは契約終了月の前月末日までとされているため、申し込む前に最新の更新・解約条件も確認してください。
請求書の繰り返し作成を比較したい方へ。作成件数・送付機能・継続費用を確認してください。
3．よく使う操作を少しだけ覚える
Windowsでは、Ctrl＋Cでコピー、Ctrl＋Vで貼り付け、Alt＋Tabでアプリを切り替えられます。まずは日常で多い操作だけ覚えれば十分です。アプリによって動作が異なる場合があります。Microsoftの公式一覧で確認できます。
任せる・外注する・自動化する、どれを選ぶ？
| 方法 | 向いている仕事 | 忘れやすい負担 |
|---|---|---|
| 社内で分担 | 判断が必要で、担当者の知識を使う仕事 | 引き継ぎ・質問・確認 |
| 外注 | 完成条件を説明できる専門作業 | 依頼文・納品確認・やり直し |
| ツール・自動化 | 入力と処理のルールがそろった繰り返し作業 | 設定・例外処理・保守 |
人を増やしたら能力が必ず乗算されていくわけではありませんし、道具を入れたら必ず速くなるというわけでもありません。
共通して必要なのは「何をもって完成とするか」を先に決めることです。
例えば外注なら、依頼時に納期、形式、必須項目、確認方法を伝えます。自動化なら、入力が欠けているときに止めるか、担当者へ戻すかを決めます。ここが曖昧だと、自分の作業が確認対応に置き換わるだけになりかねません。
かなたの会社で道具の効果を感じた経験
元記事では、ものづくり補助金を活用し、機械とソフトウェアを合わせて約2,000万円で導入した経験を書きました。対象の作業について、人が行うと1〜2か月かかるものを2〜3日に短縮できた、という当時の体験です。
これは、かなたの会社の特定作業についての話です。他の会社や仕事で同じ結果が出るという意味でも、今の補助金で同じ導入ができるという意味でもありません。買う道具より、どの工程を変えるかが大事だと感じた経験として紹介します。
AIによる時短は「確認して使える状態」まで測る
文章の下書きや議事録の整理はAIを試す候補になります。ただし、出力が速くても修正に時間がかかれば、仕事全体は短くなりません。固有名詞、金額、期限、決定事項は元資料と照合します。顧客情報や社内資料は、会社で利用を認められた方法で扱ってください。
文字起こしを試したい場合は、まず短い音声で認識と修正の手間を確認します。Pixel 6を購入して文字起こしに注目した記事も参考にしてください。端末の購入体験と、現在のサービス選びは区別して読んでください。
費用に見合うかを考える例
仮に1件30分の仕事が、確認込みで20分になり、月20件あるなら月200分の短縮です。これは計算例で、実測の成果ではありません。さらに月60分の保守が必要なら、差し引き140分になります。
月額料金だけでなく、初回設定、学習、故障や例外への対応も含めて比べます。時間が浮いても、その分が売上になるとは限りません。残業を減らすのか、納期に余裕を作るのか、新しい仕事を受けるのか、目的も決めておきましょう。
今日から始める小さな時短TEST
- 毎週繰り返している作業を1つ選ぶ。
- 探す・作る・確認する時間を数回測る。
- 保存ルールかひな形を1つ変える。
- 同程度の仕事で、品質と合計時間を比べる。
- 質問や修正が増えたなら方法を調整する。
記録は「作業名／件数／作成時間／確認時間／待ち時間／ミスや手戻り」だけで始められます。新しい有料ツールは、この比較で改善する場所が分かってから検討しても遅くありません。
文字起こしツールを選ぶ前に確認すること
会議メモの作成が負担なら、まず手元の端末で短い音声を試し、修正までの時間を測ってください。専用機器や有料サービスを比較するのは、そのあとでも構いません。1回の録音・文字起こし上限、月の利用枠、出力形式、解約条件を確認しましょう。
Pixel 6の購入体験と文字起こしに注目した理由を読む。リンク先には2021年の端末情報も含まれるため、現在の購入条件はメーカーやサービスの公式情報で確認してください。
短い音声で修正の負担を確かめたあと、会議の文字起こしサービスとしてNottaを比較する方法もあります。かなたによる実使用レビューではありません。公式案内のフリープランは月120分・1回3分までなので、長い会議を全文確認する用途とは分けて考えてください。
フリープランと有料プレミアムの無料トライアルは別です。無料トライアルは終了前に解約しないと年間プランへ自動更新・課金されるため、申込画面の料金・更新日・解約方法を確認してください。まずは手元の端末やフリープランで、必要な機能を確認するのがおすすめです。
会議メモの作成を見直したい方へ。短い音声で、文字起こし後の修正負担から確かめましょう。
この広告の成果対象は、PCからWeb版プレミアム／ビジネスプランを新規契約し、有料決済が完了した場合です。スマホ・アプリからの申込や無料登録だけは広告の成果対象外です。利用方法はご自身に合うものを選んでください。
よくある質問
Excelが得意でなくても始められますか？
紙やスマホのメモで構いません。難しい仕組みを作るより、同じ範囲を測り続ける方が判断に役立ちます。
小さい会社でも自動化するべきですか？
件数と負担次第です。月1回しかない仕事なら、設定の手間の方が大きいこともあります。まず繰り返し回数と確認時間が多い業務を調べて検討していきましょう。
仕事が減ったら、そのまま利益が増えますか？
そうとは限りません。売上、外注費、ツール代、手戻りなどを別に確認してください。時間短縮と利益の増加は分けて評価します。
かなたは、自動化や時短を案件ごとの利益改善につなげたいと考えています。ただし、作業時間が減っても固定給などの費用がすぐ減るとは限らず、利益率が必ず上がるわけではありません。効果が見えない場合は、浮いた時間の使い方と、導入費用・保守負担も含めて見直しましょう。
何かを変える前に目的を定めてから進めましょう。
かなた自身も、ひとりで全部背負うより、使える道具や人の力を活かしたいと思っています。メモが散らかって困る方は、仕事用メモ帳の選び方も併せてどうぞ。